Evita problemas en proyectos

No puede ser!, ¿Quién se hubiera imaginado que se nos iban a ir dos recursos clave justo antes de acabar el proyecto?, ahora sólo hay presupuesto para dos semanas y eso es el tiempo que llevaría solo la curva de aprendizaje, suponiendo que ya tuviéramos contratados a los recursos…

 Ese tipo de situaciones las escuchas todo el tiempo en los proyectos, y ya que se presentó uno de esos imprevistos, seguramente tendrá un impacto fuerte y negativo en el resultado del proyecto

 Para estar preparado, lo primero es tener siempre en cuenta que en los proyectos, si algo puede salir mal, va a salir mal (sólo si no te anticipas y aprendes a prever).

 Para saber de forma anticipada que puede salir mal, no hace falta ser madame sassu, únicamente tener un pensamiento estructurado y en base a un poco de experiencia e investigación pensar en los diferentes escenarios posibles, tomando como base lo siguiente:

 El comportamiento de la gente 

Observa la actitud de las personas involucradas de forma directa o indirecta en el proyecto, analiza su lenguaje corporal y comentarios y responde, ¿todos quieren que el proyecto sea exitoso?, ¿están verdaderamente involucrados o solo van a calentar su asiento para cobrar su cheque cada quincena?

 Conoce tus cifras

Siempre ten actualizados y a la mano los números de tus indicadores de avance del proyecto, cuánto presupuesto has consumido, cuánto te queda.

 Memoriza tus hitos

 Conoce de forma exacta cuándo empiezan y terminan las fases de tu proyecto, cuándo se liberan tus recursos, si tienen vacaciones y todas las fechas importantes pasadas o futuras del proyecto.

 Opiniones y puntos de vista

Platica de forma regular con tu equipo, conoce sus inquietudes y dales retroalimentación de forma regular sobre su desempeño.

 Los diferentes escenarios

¿Qué pasaría si cada uno de los involucrados se fuera?, ¿Si fallan las computadoras o herramientas?, ¿si crece el alcance del proyecto?, ¿si te enfermas?, ¿en caso de u desastre natural?

 Parte técnica

 ¿Qué problemas técnicos han tenido o tienen proyectos similares?

 Negocio

Se están cumpliendo las expectativas de negocio o cuando termine el proyecto alguien dirá, ok está bien lo que hicieron, pero lo que necesitamos no era eso…

Al revisar los puntos anteriores regularmente, y dejar volar la imaginación pensando en situaciones que puedan afectar el proyecto, tendrás los posibles escenarios que se pueden presentar, con eso en mano, lo siguiente es pensar en soluciones o planes de acción, en caso de que se materialice uno de esos eventos, así cuando se presenten ya sabremos qué hacer y cuanto nos afectará

 Con eso podemos evitar o al menos mitigar los efectos de la ley de Murphy:

 -«Si algo puede salir mal, saldrá mal».-

10 PRINCIPALES ERRORES GESTION DE PROYECTOS

Existen errores que son muy frecuentes dentro de los proyectos, la idea de darlos a conocer en este post es tratar de identificarlos para no cometerlos, a continuación la lista:

1) Mas gente para recuperar un retrasado en fechas

 La “solución” más recurrida es agregar más gente, esta medida suele hacer más daño que ayudar, ya que la nueve gente tiene una curva de aprendizaje que cubrir e implica un crecimiento en los canales de comunicación y el trabajo administrativo.

2) Reducir el tiempo total del proyecto

 El error en reducir los tiempos es hacerlo programando las fechas de forma más agresiva, sin una justificación de porqué se pueden hacer las actividades en menos tiempo.

3) Un proyecto que tiene prioridad

En lugar de tomar a toda la gente disponible y empezar cuanto antes, la opción es hacer una planeación más eficiente y empezar el trabajo con un plan realista.

4) Tener a alguien en el equipo con mala actitud

 Si se presenta este caso, la peor opción es esperar a que acabe el proyecto para despedirlo, tomar medidas a tiempo es clave para mantener el ambiente de trabajo y la motivación del resto del equipo.

5) Expectativas poco realistas

Restricciones injustificadas como, el proyecto debe acabar en 3 meses, sin haber hecho un análisis previo o que exista un motivo para ello es una de las causas más comunes.

6) Requerimientos ambiguos

Dedicarle tiempo a hacer un análisis detallado evita cambios a futuro, re trabajo y desfase de fechas, si las personas que definen el proyecto no tienen tiempo para definir qué es lo que necesitan, puede ser que el proyecto no sea prioritario o es mejor iniciar el proyecto en otro momento.

7) Idealismo

 Pensar de forma más que optimista, al confiar que si todos dan su mayor esfuerzo el universo conspirará a tu favor para que de alguna forma mágica el proyecto termine a tiempo y nada saldrá mal en el inter.

8) Dejar a un lado la planeación al estar bajo presión

 “No hay tiempo de planear con tantas cosas por hacer”.

9) Postergar actividades

 Frases como “eso puede esperar, en su momento lo resolvemos” por no saber cómo o quién debe resolverlas, hace que las actividades se vayan acumulando a un futuro incierto donde incrementarán la carga de trabajo de forma exponencial.

10) Hacer más de lo solicitado

Este punto aplica en especial para los proyectos de software, donde los desarrolladores dedican mucho tiempo tratando de hacer funcionar alguna característica nueva, que hará más llamativa la aplicación, pero nadie solicitó y no es indispensable.

Frases, competencias y dichos para proyectos - project manager

COMPETENCIAS PM “Project managers suffer from a Newtonian neurosis, a sort of pathologi- cal need to bring structures to projects. What is needed is a quantum view of the world in which chaos, change, uncer- tainty, and relaxation of control are accepted as a means of gaining control” Doug DeCarlo “Intentar gustar a todo el mundo es un signo de mediocridad” Colin Powell “Si eres verdaderamente efectivo en lo que haces, el 95% de las cosas que digan sobre ti serán negativas” Scott Boras “Si deseas mejorar, preparate para ser considerado insensato y necio”. Epitecto “Si crees que tienes las cosas bajo control es que no estas yendo suficientemente rápido” “El arte de dirigir consiste en saber cuando hay que abandonar la batuta para no molestar a la orquesta.” Herbert Von Karajan “El optimista tiene un proyecto, el pesimista, una excusa” “Si crees que la formación es cara ,prueba con la ignorancia” Mireia Poch “Lo único peor a no tener vista es no tener visión.”Helen Keller “Nada es imposible para el que no tiene que hacerlo” post “La palabra más valiosa y menos usada en el vocabulario de un project manager es NO” post “Los project managers piensan raro” Un amigo “Tus clientes más descontentos son tu mayor fuente de aprendizaje”. Bill Gates “La tensión es lo que piensas que deberías ser. La relajación es lo que eres”. Proverbio chino Los buenos Project Managers  admiten sus errores:  es por eso que se conocen tan pocos buenos Project Managers El pensamiento crítico resuelve los problemas. Criticar sin pensar, los crea. Los grandes comunicadores no eligen sus palabras para impresionar, las eligen para comunicar “El arte de la toma de decisiones ejecutiva consiste en no decidir sobre esas cosas que ya no es pertinente hacer, no decidir antes de tiempo, no decidir sobre las cosas que no se pueden hacer de manera efectiva y no decidir las cosas que otros deben decidir”. Chester Brand La frase más valiosa y menos utilizada por un/a Project Manager es “no sé” “Todo el mundo pide un/a Project Manager fuerte (cuando lo reciben no lo quieren)” Oliver Lehmann Un tonto con una buena herramienta sigue siendo un tonto “Si piensas que puedes o piensas que no puedes, tienes razón” Henry Ford EQUIPO Un equipo es bueno no tanto por lo que hace como por lo que deja de hacer. Para crear un buen producto es necesario un equipo altamente motivado. Ángel Medinilla. @angel_m Las bromas y el humor son excelentes catalizadores del trabajo en equipo. @NataliaGomez_es Una sola persona no puede tocar una sinfonía, se necesita todo un equipo. “Los problemas nos son grandes porque lo sean por si mismos sino porque los equipos son limitados” Alberto Duran “No importa cuanta gente no esté de acuerdo. Importa cuanta sí que lo está.” Tim Ferriss “El 10% de la gente encontrará una forma de tomarse personal cualquier cosa. Espéralo.” Tim Ferriss “Cuando el trabajo del mejor líder está acabado, la gente dice: Lo hicimos nosotros mismos.” Joserra “Son tres las cosas que le diría a un equipo para ayudarlo a mantenerse unido: Cuando algo resulta mal: yo lo hice. Cuando algo resulta mas o menos bien: nosotros lo hicimos. Cuando algo resulta realmente bien: ustedes lo hicieron” Paul “Bear” Bryant (via @andresubierna) “En un equipo, los conflictos son inevitables… de hecho para lograr soluciones sinérgicas se necesita una variedad de ideas y aproximaciones. Estos son los ingredientes para el conflicto” .Susan Gerke “La fuerza reside en las diferencias, no en las similitudes” Stephen Covey “La persona que te dé la mayor estimación de tiempo y costes para realizar una tarea es la única que tiene alguna pista de como hacerla” “Cuando todo falle, intenta hacer lo que dijo el project Manager” Icekahlua Un equipo con un jugador estrella es un buen equipo, pero un equipo sin uno, es un gran equipo. “El compromiso de trabajar juntos sólo ocurre cuando las personas están de acuerdo en objetivos comunes y luego luchan para mejorar como personas y como equipo”. Jeff Sutherland ESTRATEGIA Promete solo aquello que realmente puedas realizar. No definas hitos que no puedes alcanzar. “Identificar la necesidad real del cliente – el problema o la oportunidad fundamental – debería ser el primer paso en cualquier proyecto” “Todo el mundo comete errores, es normal, no tiene importancia, lo que tiene importancia es lo que haces a continuacion.” Xaviuzz “Siembra un pensamiento, cosecha una acción;siembra una acción, cosecha un hábito;siembra un hábito, cosecha un carácter;siembra un carácter, cosecha un destino.” Samuel Smiles “Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver el bosque tanto como los árboles”. Peter Drucker “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas” Prov.Griego “Los proyectos no fallan al finalizar, fallan en su concepción” post “En la estrategia es importante ver las cosas lejanas como si estuvieran cerca y de tener una visión de lejos de las cosas cercanas.” Yamamoto Tsunetomo EXPERIENCIAS PM “La razón real para el uso de la presión y trabajar más horas puede que sea para que cada uno se sienta mejor cuando el proyecto está fallando” Tom DeMarco Lo importante no es si el vaso está medio lleno o medio vacío, lo importante es si se está llenando o se está vaciando. @yoriento “La verdadera motivación se consigue con el logro, el desarrollo personal, la satisfacción con el trabajo y el reconocimiento” Frederick Herberg “Es más fácil hablar del cambio que hacer que se produzca.” Alvin Toffler “Algún día no es un día de la semana y la esperanza no es un plan” ThePMCoach Éxito = Trabajo + Jugar + “Mantenga la boca cerrada” Albert Einstein “Hace más ruido un árbol que cae que todo un bosque que crece.” “Fallarás el 100% de los tiros que no has realizado” “Cuestionar lo conocido es el motor de la evolución del conocimiento” “Experiencia es lo que obtienes cuando no consigues lo que quieres” “Sólo nadando contra corriente encontraremos el lugar donde nace el agua” “Para aprovechar una oportunidad tienes que estar preparado para verla y aprovecharla. Un riesgo se manifiesta por si solo” Albert Cubeles “Si no sabes hacia donde vas, habla sobre los detalles” “No hay seguridad en la vida, sólo oportunidades”. Mark Twain Es mejor completar un pequeño proyecto que dejar uno grande a medio hacer La verdad pura y simple es raramente pura y nunca simple. Oscar Wilde “Si no se cometen errores, no se pueden tomar decisiones” PMHut “Nunca te equivocarás haciendo lo correcto, porque lo correcto siempre tiene la razón” Don Shapiro “La vida es un viaje en el que el fracaso es el co-piloto del éxito y sólo los viajeros persistentes sobreviven” Blog de Kareem Un cliente es alguien que te dice lo que quiere el día que hay que darle lo que pidió “No he fracasado 10.000 veces. He encontrado éxito en encontrar 10.000 maneras que no funcionan” Thomas Edison MÉTODO “La metodología, los procedimientos y las políticas de tus proyectos deberían de trabajar para ti y no tú para ellos” PLANIFICACIÓN “Los planes son solo buenas intenciones a no ser que se conviertan en trabajo duro” Peter Drucker Todo proyecto se tiene de planificar sea cual sea su tamaño o su tipología “Cuanto más planificas, más suerte tienes”post “Los proyectos con cronogramas y presupuestos realistas nunca se aprueban” post “Risk comes from not knowing what you are doing.” –Warren Buffet No planificar es planificar el fracaso Siempre puedes cambiar tu plan de proyecto, pero sólo cuando tengas uno “El plan no es nada, la planificación lo es todo”. Eisenhower “La aventura no es más que mala planificación” PROCESO Una curva en el camino no es el final del trayecto a no ser que te equivoques al girar “Cuanto más ridículos son los plazos de entrega más recursos se malgastan en conseguirlos”” “El exito es el fracaso, superado por la perseverancia” Twitter “Para llegar a un sitio llamado éxito tienes que haber parado alguna vez en otros sitio llamado fracaso” Yo “El fracaso se convierte en un éxito cuando aprendes de él” Malcolm Forbes “Un proyecto se atrasa un año de dia en dia” “¿Cómo se gestiona un proyecto cuando no se ha recibido formación previa en gestión? Pues sufriendo mucho” Albert Cubeles “Nunca hay tiempo suficiente para hacerlo bien la primera vez” post “La “misión” es el corazón de lo que se hace en equipo. Las metas son simplemente pasos para su logro. La “misión” tiene una calidad externa. Las metas son de duración limitada y, una vez logradas, son reemplazadas por otras”. P. Dixon “Un mal comienzo provoca un mal final”. Eurípides Hay dos fases de cualquier proyecto complejo:  “es muy pronto para decidir” y “demasiado tarde para detenerlo”. ThePMCoach “Hecho” es mejor que “perfecto”. Scott Allen “No hay nada más difícil, ni éxito más dudoso y peligroso de manejar que iniciar un nuevo orden de las cosas”. Maquiavelo Hacer no es lo mismo que la gestión del hacerlo Los proyectos son las ideas cuando tocan el suelo “Un proyecto se completa cuando se comienza a trabajar para uno mismo y no para él” Cornelius Fitchner RESULTADOS Un objetivo no es lo que decides hacer, es a lo que dedicas el tiempo. @yoriento Un proyecto solo lo entiendes cuando entiendes su alcance “Cuando el objetivo te parezca difícil, no cambies de objetivo; busca un nuevo camino para llegar a él” Confucio “Un proyecto solo puede ser estimado con precisión una vez a finalizado” Twitter “Victoria es lo que sucede cuando mil horas de entrenamiento se cruzan con una oportunidad” Mireia Poch “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones que se calcula de forma diferente, por 10 estimadores diferentes o por un estimador menos, es 10 veces diferente”. Rita Mulcahy “Los objetivos son sueños con fechas límite”. Andy Hunt CALIDAD “La imaginación es más importante que la sabiduría” Tadao Ando “Antes de juzgar a una persona camina 3 lunas con sus mocasines” indios sioux El riesgo de no hacer la gestión del riesgo es el riesgo más grande! Blog de Kareem HUMORÍSTICAS “¿Cuánta gente hace falta para cambiar una bombilla? No tanta como para decidir cuál poner” “Un pesimista es un hombre que, cuando huele flores, busca un ataúd alrededor” Una mujer necesita nueve meses para tener un bebé. No se puede hacer en un mes por impregnación de nueve mujeres (aunque es más divertido tratar de hacerlo) “Algunos errores son demasiado divertidos para solo cometerlos una vez” El cambio es inevitable – a excepción de las máquinas expendedoras “Recuerde, hay dos clases de personas, jefes de proyecto y todos los demás que desean ser jefes de proyecto” Derek Huether “No hay nada más fácil para poner en evidencia a un inepto que dejarle hablar” Lluís Vicent “Nunca discutas con un imbécil, te hará descender a su nivel y allí te ganará por experiencia”rmartincuesta “Si todo va exactamente al plan, algo en alguna parte va masivamente mal”. Icekahlua “Un director de proyecto es una persona que piensa que nueve mujeres pueden dar a luz en un mes” Twitter “No existen buenos project managers, sólo los que tienen suerte” post “Es un error pensar que podemos resolver grandes problemas sólo con las patatas.”, “Coste, Calidad y Plazo … Elija 2″ nodoTIC “Los proyectos difíciles son fáciles, los proyectos imposibles son difíciles. Los milagros son un poco más complicados”. Icekahlua

gestión de la Calidad : Modelo o Analisis KANO para los requisitos de proyectos

Como Project Manager siempre me encontraba con la dificultad de clasificar los requerimientos que incluía en el alcance de los proyectos que gestionaba.

A raíz de un curso de desarrollo de nuevos productos donde se trabajaban herramientas focalizadas a descubrir las necesidades de los clientes descubrí el modelo Kano.

El Análisis Kano es una herramienta que fascina por lo sencilla y evidente que es, pero al mismo tiempo por la valiosa información que nos aporta. Al definir un producto, una de las cosas que tenemos que tener más claras es el impacto que generará en el usuario: cómo lo va utilizar, para qué le va a servir, en qué le puedo sorprender, qué le va a enganchar,….

Conocer las necesidades del cliente deriva en poder hacer una correcta definición del producto. Este punto es clave para el Project Manager ya que le facilita poder determinar los requerimientos del proyecto. La propuesta pasa por fijarnos en primera instancia en el usuario final. Intentar categorizar las diferentes características de un producto en función de su percepción. ¿Para qué vamos a crear un producto con unas especificaciones técnicas fuera de serie si el usuario no las quiere? Puede que para esa aplicación en particular no sean necesarias. O bien que el precio que se tenga que pagar no justifique las ventajas que aporta.

El modelo Kano ofrece ideas sobre los atributos de producto que se consideran importantes para los clientes/usuarios y nos permite entender las características de un nuevo producto. El propósito de la herramienta es dar soporte a la especificación del producto y a la discusión a través de un mejor entendimiento del equipo de desarrollo. Este modelo describe tres tipos de necesidades y expectativas que todos los clientes tienen: consciente e inconsciente.

El diagrama de satisfacción de cliente se representa con la función del producto en el eje horizontal y con el grado de satisfacción del cliente en el eje vertical. La función del producto evoluciona desde ausente hasta totalmente implementada y el grado de satisfacción del cliente desde aquello que le desagrada hasta aquello que le encanta.

Hay tres tipos de características:

• Características básicas: aquellas que se dan por supuestas en el producto. Por ejemplo, en una habitación de hotel se le supone que dispone de una cama.
• Características de rendimiento/performance: aquellas que mejoran el producto,  las que los usuarios utilizan para comparar con el resto de competidores.
• Características de emoción/excitement: aquellas que nos sorprenden, que no esperábamos en el producto o servicio y que al usuario le entusiasma.

Este año, en clase de proyectos, incorporamos esta herramienta en el trabajo de definición del alcance del proyecto. Para ello los alumnos hicieron el análisis kano deliPhone. Todos los alumnos tenían claro que al iPhone se le supone que nos debe permitir hacer llamadas y enviar mensajes, claramente características básicas. Los alumnes determinaron que las características de rendimiento eran: navegar por internet, poder descargar aplicaciones, utilización del móvil como cámara de fotos y vídeo, sincronización con el  correo y la agenda, etc… En cuanto a las características de emoción se determinó: la usabilidad mediante su touch, el poder utilizar la aplicaciónWhat’s up, Siri (el asistente personal que se encuentra disponible en el iPhone 4S), acceso a iCloud, videoconferencia *, aumento de la duración de las baterías mediante pequeños paneles solares * y scanner *. *previsto en iPhone 5G

A medida que los alumnos hacían sus aportaciones se daban cuenta cómo estas características se movían de categoría en categoría en función de si hablábamos del primer modelo de iPhone o del último. Es curioso ver como al intentar definir estas características, nos damos cuenta del dinamismo que tienen. Algunas características de emoción/excitement que podíamos definir en el primer modelo de iPhone, ahora mismo se situarían en características de rendimiento/performance. Por ejemplo, estoy de acuerdo en que la usabilidad mediante el panel táctil en el iPhone fue una característica de emoción, pero ahora mismo no sólo ha pasado a ser de rendimiento sino que hasta me atrevería a decir que se está convirtiendo en una característica básica para un iPhone.

Vemos pues que esta herramienta nos hace una foto de cómo el producto impacta sobre el usuario pero si le añadimos la variable tiempo, nos da información sobre cómo el usuario evoluciona respecto a lo que espera o no del producto. Haciendo pues un buen análisis Kano tenemos una base sólida para definir el producto a desarrollar así como una buena definición del alcance del proyecto que lo lleva a cabo.

USO DEL MODELO

se puede tomar al mismo cliente o usuario apra que , a través de sus respuestas, decida en que grupo debemos clasificar cada una.

Previamente se debe reunir a un equipo de personas para diseñar este cuestionario, y que se identifique todo aquello que puede ser de interés para el consumidor ( diagramas de ishikawa y lluvia de ideas son herramientas idóneas para esta etapa) :

Primero se pregunta al usuario como se siente si el producto incorpora la caracteristica, y luego lo contrario, que opina si no se incluye la caracteristica.

Al final las opiniones mas frecuentes son las que deben ser elegidas.