Es tan importante elaborar un plan de comunicación como PM, ya que nuestro trabajo radica en un 70% a 90% centrados en la comunicación del proyecto y que todo marche y sea trasmitido de la manera correcta y el momento adecuado:
• Qué información debe ser transmitida: Definir que información tiene que conocer el equipo y cuál es confidencial o le interesa únicamente a ciertos stakeholders.
• Cómo será transmitida dicha información: Qué medios están permitidos usar, como chat, correo electrónico, videollamadas, repositorios de información y para transmitir que información.
• Cuándo será transmitida: ¿Cada cuándo hay reuniones, llamadas, envío de información que afecten al proyecto?
• Responsables de la comunicación: ¿Quién puede autorizar algo?, escuché en el pasillo que el proyecto va mal, ¿será cierto o espero a que me lo diga mi líder?, ¿quién me tiene que informar que hay un cambio de alcance?
Otros puntos a considerar dentro del plan es definir los roles de cada perfil del proyecto, por ejemplo:
Administrador de proyectos:
Responsable de la ejecución y terminación correcta del proyecto. Administra los recursos y es el principal responsable de la distribución de la información para el proyecto.
Comité de control de cambios:
Grupo designado para autorizar la aplicación de controles de cambio en el proyecto.
También tener una agenda con
La ventaja de armar un plan de comunicación, distribuirlo con el equipo y asegurarse de que lo conozcan es para evitar fallas en la comunicación como pueden ser malos entendidos, chismes, mal uso de la información, noticias no oficiales que meten incertidumbre en el equipo, etc!.
los datos de contacto de todos los involucrados, incluir una matriz de comunicaciones donde se indique quiénes se pueden comunicar entre sí, un diagrama donde se muestren los posibles flujos de la comunicación, los lineamientos para el correo electrónico, los tipos de junta y la mecánica de estas, etc.
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