Existe un dicho muy antiguo que dice“más se aprende de nuestros errores que de los propios éxitos” y la administración de proyectos NO es la excepción.
A lo largo de cada fase del ciclo de vida de los proyectos debemos estar atentos a los “problemas” y “oportunidades de mejora” que se presenten con la finalidad de documentarlos para luego analizar y descubrir sus causas raíz, evitando así que los mismos se presenten en etapas posteriores o proyectos futuros.
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a EXAMINAR las lecciones aprendidas del proyecto, que históricamente son difíciles de elaborar, e se dejan para el final y después del cierre del proyecto pasan al olvido.
Para que esto no suceda es recomendable plasmar las lecciones en un documento y asociarlo al proceso de cierre del Proyecto, es decir elaborar estos 2 entregables a la vez ( Acta de Cierre y Documento de Lecciones Aprendidas) si pueden estar juntos mejor, obligándonos asi a que sea haga OBLIGATORIA su presentación y posterior firma por el Cliente.
Preguntas:
| Generales |
- Se completó la misión del proyecto?
- ¿Se alcanzaron Los objetivos del proyecto? Si no, ¿qué cambios deben hacerse para cumplir los objetivos en el futuro?
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| Especificas |
- ¿Se realizó el trabajo a tiempo, cumpliendo el presupuesto y las especificaciones?
- ¿Qué se puede hacer para mejorar futuros proyectos? ¿Qué circunstancias del proyecto no se habían previsto?
- Que se pudo hacer diferente para conseguir mejores resultados?
- ¿Con qué sorpresas tuvo que lidiar el equipo de proyecto?
- ¿Han quedado satisfechos los participantes?
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Las lecciones aprendidas de un proyecto son el conjunto de éxitos y errores que el equipo ha logrado manejar y sortear durante su realización.
El aprendizaje que se logre durante su tratamiento debe documentarse, debido a que si conocemos de las causas de ambos, podremos procurar evitar los errores y volver a provocar los éxitos.
Una forma de documentar es la siguiente:
Elaborado por:
Fecha:
Nombre del proyecto:
Patrocinador del proyecto:
Gerente de Proyecto:
Fechas y tiempos estimados:
Fechas y tiempos reales:
Costos estimados:
Costos reales:
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1. Alcanzo el proyecto las metas de tiempo, costos y alcance?
2. ¿Cual fue el criterio de éxito listado en el documento del alcance del proyecto?
3. Reflexione sobre si alcanzo o no los criterios de éxito del proyecto.
4. ¿En términos de gerencia de proyectos, cuales fueron las principales lecciones que el equipo aprendió?
5. Describa las situaciones de lo que salió bien en el proyecto.
6. Describa las situaciones de lo que salió mal en el proyecto.
7. ¿Que harían diferente en un próximo proyecto basados en su experiencia de trabajo del actual proyecto?
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Firma: Gerente del Proyecto
Copia: PMO, Patrocinador, Gerentes de otros Proyectos
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NOTA: Esto no es más que un derrotero para hacer un documento básico de Lecciones Aprendidas en un Proyecto, fue tomado de mis primeros apuntes. ¡no tengo la fuente!.
