Algunas veces se les da diferentes nombres al mismo tipo de contrato. Esto puede hacer que sea muy difícil aprender los tipos de contrato. Por eso, recuerden que sólo hay tres categorías principales de tipos de contrato, como se muestra en la siguiente lista:
- Precio Fijo (FP).
- Tiempo y Materiales (T&M).
- Costos Reembolsables (CR).
Precio Fijo (FP, Suma Global, Precio Fijo Cerrado)
·
Adquirir bienes y servicios con requerimientos
bien definidos.
·
Contrato más usado y común.
·
Si los costos exceden la cantidad acordada, el
proveedor se hace cargo. Es el más preocupado con el enunciado del trabajo
relativo a las adquisiciones.
·
El comprador
tiene menor riesgo de costo con este contrato.
Riesgos
·
Si el proveedor no tiene registros contables
detallados de las actividades en proyectos pasados, no podrá estimar con precisión
los proyectos futuros.
·
Los compradores podrían no tener la experiencia
para preparar un completo Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones
Debido a que muchas empresas no están informadas sobre los contratos, frecuentemente piden a los
proveedores que les proporcionen un precio fijo, aun cuando el alcance del
trabajo esté incompleto. Piense por un minuto sobre las consecuencias de
hacer esto: 1- El proveedor es forzado a aceptar un alto nivel de riesgo.
2- El proveedor necesitaría agregar una enorme cantidad de reservas a sus precios para cubrir sus riesgos; y el comprador, por lo tanto, pagaría más de lo que debería.
3- El proveedor puede fácilmente intentar aumentar sus beneficios reduciendo el alcance o alegando que el trabajo que el comprador quiere está fuera del contrato y, por lo tanto, se requiere un cambio. Si no hay un completo Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones, el comprador no podrá declarar con certeza si algo está dentro del alcance del trabajo como se especifica en el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones o si está fuera de ello (y, por lo tanto, necesitará una orden de cambio y realizar un pago adicional al proveedor).
4- Si se utiliza un contrato de Precio Fijo cuando éste no debería ser utilizado, y el proveedor se da cuenta que no podrá obtener ningún beneficio del proyecto, existe el riesgo de que el proveedor intente retirar del proyecto a su mejor gente, intente recortar el trabajo que está mencionado específicamente en el contrato, no haga el trabajo que no está mencionado en el contrato pero que se necesita, disminuya la calidad, o tome cualquier otra acción para salvarse a sí mismo, todo porque se usó el tipo de contrato equivocado.
Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF)
En un contrato de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF), los beneficios (o incentivos financieros) pueden estar ajustados en base al cumplimiento del proveedor de los criterios de rendimiento especificados, tales como realizar el trabajo con mayor rapidez, más barato, o mucho mejor. El precio final es calculado mediante una fórmula en base a la relación de los costos negociados finales con el objetivo de costo total. Una variación en un contrato FPIF es un contrato FPIF de objetivos sucesivos, en el cual el objetivo del incentivo se cambia después de lograr el primer objetivo.
Precio Fijo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF)
En un contrato de Precio Fijo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF), el comprador paga un precio fijo (que incluye honorarios) más una cantidad de incentivo (una bonificación) en base al rendimiento. Esto es muy similar al contrato FPIF, a excepción de que la cantidad total de un posible incentivo se determina por adelantado y se reparte en base al rendimiento. Por ejemplo, el comprador podría decir que hay un máximo de $50,000 de honorarios con incentivos disponibles. Éste será repartido en un monto de $5,000 por cada mes que la producción supere una cierta cantidad. Éste es un tipo de contrato con incentivo. En muchos casos, el incentivo pagado es considerado subjetivamente. Por lo tanto, se debe tener procedimientos con anticipación para dar el premio, y se debe establecer un comité para ayudar a tomar la decisión justa.
El costo de administrar un programa de honorarios con incentivos frente a los beneficios potenciales debe ser sopesado en la decisión para utilizar este tipo de contrato.
Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA)
Si hay incertidumbre sobre las condiciones económicas futuras (precios futuros) para contratos que existen por un periodo de muchos años, un comprador podría elegir un contrato de Precio Fijo con ajuste económico de precio. Los costos futuros de los suministros y equipos que el proveedor podría requerir para proveer bajo el contrato podrían no ser previsibles. Piensen en “economía” cada vez que ustedes vean esto en el examen.
Orden de Compra
Una orden de compra es el tipo de contrato de Precio Fijo (FP) más simple. Este tipo de contrato es normalmente unilateral (firmado por una de las partes) en lugar de ser bilateral (firmado por ambas partes). Usualmente se utiliza para adquisiciones simples. Las órdenes de compra se convierten en contratos cuando éstos son “aceptados” (por ejemplo, la mercancía es enviada por el proveedor – una orden de compra unilateral). Aunque las órdenes de compra unilaterales son las más comunes, muchas empresas requieren la firma del proveedor en una compra antes de que el comprador considere oficial la orden de compra. En ese caso, es necesaria la firma que da la “aceptación” para hacer un contrato.
Tiempo y Materiales (T&M) o Precio Unitario
En este tipo de contrato, el comprador paga por hora o por artículo. Se utiliza frecuentemente para servicios en que el nivel de esfuerzo no puede ser definido hasta el momento en que el contrato se adjudica. Tiene elementos de un contrato de Precio Fijo (FP) (en el precio fijo por hora) y de un contrato de costos reembolsables (en los costos de materiales y en el hecho de que el costo total es desconocido).
Si ustedes tuvieran que pagar a alguien en base al contrato por cada hora que ellos trabajen, sin importar cuán productivo fueron ni qué estuvieron haciendo, ¿Desearía tenerlos haciendo esto por un largo periodo de tiempo? Recuerde, el beneficio del proveedor está considerado dentro del precio, de modo que ellos no tienen incentivos para hacer el trabajo de manera rápida o eficiente. Por estas razones, este tipo de contrato se utiliza mejor para trabajos valorados en pequeñas cantidades de dólares y que tienen una duración corta de tiempo. Para asegurarse que los costos no se vuelvan más altos que lo presupuestado, el comprador podría poner una cláusula en el contrato que diga “No superior a…” y, por lo tanto, limitar el costo total que deben pagar. Con el contrato de Tiempo y Materiales (T & M), el comprador tiene una cantidad mediana de riesgos de costos comparados con los contratos de Costos Reembolsables (CR) y precio fijo (FP).
Costos Reembolsables (CR)
Un contrato de Costos Reembolsables se utiliza cuando el alcance exacto de un trabajo es incierto y, por lo tanto, los costos no pueden ser estimados con suficiente precisión para usar efectivamente un contrato de Precio Fijo (FP). Este tipo de contrato asegura que el comprador pague al proveedor los costos incurridos permitidos en el contrato.
Este tipo de contrato requiere que el proveedor tenga un sistema de contabilidad que pueda rastrear los costos por proyecto. Aquí, el comprador tiene el mayor riesgo de costo porque los costos totales son desconocidos. Los proyectos de tecnología de información o proyectos de investigación y desarrollo, donde el alcance es desconocido, son ejemplos típicos de contratos de Costos Reembolsables (CR).
Las siguientes son formas comunes de Contratos de Costos Reembolsables:
Contrato del Costo
Un contrato del costo es aquel donde el proveedor no recibe honorarios (beneficios). Esto es apropiado para trabajos realizados por organizaciones sin fines de lucro.
Costo más Honorarios (CPF) o Costo más Porcentaje del Costo (CPPC)
Un contrato CPF o CPPC requiere que el comprador pague todos los costos más un porcentaje de los costos como honorarios. Con este tipo de contrato, los proveedores no están motivados a controlar los costos porque obtendrán ganancias sin límites, por cada costo que se genere.
Contrato de Costo más Honorarios Fijos (CPFF)
Un Contrato de Costo más Honorarios Fijos (CPFF) asegura el pago al proveedor de los costos reales más un honorario negociado que se fija antes de que el trabajo empiece. El honorario no varía con los costos reales, lo que da cierto incentivo para que el proveedor controle los costos. El honorario podría ser ajustado como resultado de los cambios en el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones.
Costo más Honorarios con Incentivos (CPIF)
Un contrato de Costo más Honorarios con incentivos (CPIF) asegura que el proveedor sea pagado por los costos reales más un honorario que se ajustará en base a si se logran los objetivos de rendimiento específicos expresados en el contrato. En este tipo de contrato, se hace una estimación original del costo total (el costo objetivo) y se determina un honorario por el trabajo (un honorario objetivo). Entonces, el proveedor obtiene un porcentaje de los ahorros si los costos reales son menores que los costos objetivos, o si se comparte los sobrecostos con el proveedor. En un contrato de Costo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF), el comprador paga todos los costos y un honorario base más una cantidad como premio (una bonificación) en base al rendimiento. Esto es similar al contrato de Costo más Honorarios con Incentivos (CPIF), excepto que el incentivo es un premio potencial, en lugar de un premio o penalidad potencial. La cantidad del incentivo en un contrato CPAF se determina con anticipación y se reparte dependiendo del rendimiento. Este es un tipo de contrato con incentivo. En algunos casos, el incentivo dado es considerado de manera subjetiva. Por lo tanto, se debe tener procedimientos con anticipación para dar el premio, y establecer un comité que ayude a tomar la decisión más justa.
Al igual que un contrato de Precio Fijo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF), el costo de administrar un programa de honorarios con premios frente a los beneficios potenciales debe ser sopesado en la decisión para utilizar este tipo de contrato. Aunque el comprador inicialmente propone el tipo de contrato, el tipo de contrato final es sujeto de negociación con el proveedor. El mejor tipo de contrato debe cumplir con las necesidades de una adquisición en particular, dando como resultado riesgos razonables para el proveedor, y proporcionando al proveedor los mayores incentivos por su rendimiento eficiente.
El examen puede tomar preguntas como, “Usted no tiene un alcance bien definido; ¿qué tipo de contrato sería MEJOR?” o “Usted no tiene un alcance de trabajo completo, y tiene un contrato de Precio Fijo (FP). ¿Qué problemas podría esperar que sucedan?” El examen prueba si ustedes saben qué hacer en diferentes situaciones, no sólo si usted sabe las definiciones.
Incentivos
Los proveedores usualmente se enfocan en los beneficios que obtendrán de un proyecto, mientras que el comprador podría estar preocupado en el costo total, rendimiento, cronograma, o una combinación de éstos. Los incentivos se utilizan para hacer que los objetivos de los proveedores estén alineados con los objetivos del comprador. El comprador podría brindar un honorario adicional si el proveedor cumple ciertos objetivos de costo, de rendimiento, o de cronograma. Los incentivos, por lo tanto, están diseñados para motivar los esfuerzos de los proveedores hacia las cosas que podrían no haber sido enfatizadas de otra manera, y para desalentar la ineficiencia y derroche del proveedor en las áreas en las cuales proveedor.
¿Puede ver cómo los incentivos pueden cambiar el enfoque del proyecto?
Si hay un incentivo por ahorrar costos, entonces el trabajo será completar el proyecto y buscar ahorrar costos. Si el incentivo es por aumentar el nivel del rendimiento (por ejemplo, el sistema puede manejar más capacidad que lo contratado), entonces el trabajo será completar el proyecto y buscar formas de incrementar el rendimiento. El proveedor se beneficia de ambas actividades.
¿Cuándo se realizan los pagos?
Cada contrato, sin importar qué tipo se utilice, debe expresar cuándo se realizarán los pagos al proveedor. Los pagos podrían realizarse cuando el trabajo esté completo, según se incurra en costos, de acuerdo a un cronograma de pagos, o sólo después del término exitoso del contrato. El Director del Proyecto (Project Manager) debe saber cuándo se realizarán los pagos con el fin de planificar la cantidad de tiempo que tomará en revisar y realizar los pagos. Además, deberá asegurarse que el presupuesto esté disponible para realizar los pagos.
Compromisos dentro del Contrato
¿Qué harían si el proyecto empieza a tener problemas y los requisitos de rendimiento, tiempo, y costo no pudiesen ser logrados? Al igual que con cualquier otro proyecto, si está o no está en el contrato, los compromisos deben ser analizados para lidiar con la situación. Sin embargo, el tipo de contrato podría limitar las opciones.
La siguiente tabla muestra las prioridades desde las menos importantes hasta las más importantes, desde el punto de vista de los compradores. No intente memorizarlo, ya que estas prioridades pueden ser discutidas, pero se recomienda tenerlas presente ya que este orden es lo que podría mostrarse en el examen
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Tipo de Contrato
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Prioridades
(de menor a mayor importancia)
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CPFF
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Costo,
Tiempo, Rendimiento.
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CPAF
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Costo,
Tiempo, Rendimiento.
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CPIF
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Tiempo,
Rendimiento, Costo.
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T&M
|
Rendimiento,
Tiempo, Costo.
|
|
FPIF
|
Tiempo,
Rendimiento, Costo.
|
|
FP
|
Costo,
Tiempo, Rendimiento.
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